~일손 부족 대책으로 RPA 도입, 업무 스트레스 해소 및 영업 활동 확대에 기여~

주식회사 오픈(본사: 도쿄도 미나토구, 대표이사 사장 겸 대표이사: 이시이 다케유키, 이하 '오픈')은 주식회사 오픈 그룹(본사: 도쿄도 미나토구, 대표이사 다카하시 토모미치)의 자회사입니다 (본사 : 도쿄도 미나토구, 대표 이사 : 이시이 타케유키, 이하 '오픈') 주식회사 오픈 그룹 (본사 : 도쿄도 미나토구, 대표 이사 : 시마무라 타카시, 이하 'E-Planning')의 자회사 인 RPA 툴 "BizRobo! We '미니'를 활용하여 1) 운영 효율성 향상, 2) 스트레스 해소, 3) 영업 활동의 질 향상이라는 세 가지 포인트를 달성했음을 알려드립니다

■비즈로보 도입 배경!

E-Planning은 2011년 오카야마에서 오픈한 공동 안전 놀이터 대리점입니다^※당사의 주요 고객은 현지 기업 및 사업자이며, 손해안전 놀이터, 생명안전 놀이터, 확정기여연금 등을 취급하고 있습니다 당사는 11명의 직원을 둔 현지 안전 놀이터대리점으로 주로 영업 및 사무업무를 담당하고 있으며, 개인이 업무를 하는 경우도 드물지 않습니다 비교적 규모가 큰 조직이다 보니 행정 업무량이 많아, 보통 한 달 안에 완료될 처리가 다음 달 중순까지 늦어지는 경우가 있었습니다 이에 우리는 그룹웨어 활용 등 DX(Digital Transformation)를 추진하고 있으며, 해마다 심각해지는 채용난을 염두에 두고, 현재 조직 구조 내에서 추가 역량을 창출할 수 있도록 운영 효율성을 더욱 향상시킬 수 있는 방법을 모색하고 있었습니다

Esplanning에서 DX 프로모션을 담당하고 있는 타니구치 다카히코는 IT 관련 전시회에서 정보를 수집하면서 "인력 부족에 대비한 운영 효율성 향상"을 위한 구체적인 수단으로 RPA에 주목하고 BizRobo!를 시험해 보았습니다 당시에는 내부 개발을 진행할 수 있겠다는 생각이 들었지만, 작업할 시간을 충분히 확보하지 못했습니다
나중에 개봉 후 BizRobo를 소개받았습니다! 현지 오카야마 지역의 파트너 기업과 구현 지원 담당자와 자동화할 작업을 논의한 것이 본격적인 구현을 결정하는 요인이 되었습니다 파트너와 함께 약 한 달간 개발을 진행한 끝에 실제로 작동하는 소프트웨어 로봇을 현장에 도입했고, 사용 효과를 확인하면서 순조롭게 내부 승인을 받았다

^{*여러 안전 놀이터사에서 위탁한 대리점}

■계약 갱신을 위한 PDF 견적 생성을 자동화하여 연간 240시간 추가 생성

Esplanning에서는 클라이언트 기반 RPA 도구인 ``BizRobo! mini''를 통해 자동차안전 놀이터, 화재안전 놀이터 갱신에 따른 행정업무를 자동으로 처리해 준다 구체적으로는 매달 안전 놀이터계약 만료 자료가 배포될 때 안전 놀이터사 웹시스템에 접속해 갱신 견적 PDF를 생성해 인쇄해 고객에게 메일로 보내는 방식으로, 총 4대의 소프트웨어 로봇이 견적 조건 설정부터 PDF 변환까지 자동화한다
계약건수가 많지만 제출 기한이 촉박하여 직원이 처리할 때 지연이 발생할 가능성이 높았으며, 업무 담당자가 아닌 사람에게 도움을 요청하는 경우가 많았습니다 그러나 안전 놀이터 견적은 조건 설정이 간단했기 때문에 RPA에 적합하다고 판단되었습니다 이를 통해 매번 누가 응답할지 고민하는 스트레스에서 벗어나 댓글 작성, 첨부, 메일 발송 등의 후속 단계를 수행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다

추정 작성을 위한 이러한 종류의 소프트웨어 로봇은 한 달에 약 25시간이 소요되는 작업의 약 80%를 수동으로 처리할 수 있으며 이는 표준 패턴에 속합니다 이로 인해 창출된 연간 약 240시간의 자유시간을 통해 영업사원은 고객과의 대화에 집중하고, 영업사원은 후속 통화에 집중하여 고객의 안부를 파악합니다
이는 Esplanning의 강점인 커뮤니티 기반 서비스의 추가 확장으로 이어질 뿐만 아니라 운영을 표준화하고 수작업 수행 시 시스템 처리 시간을 기다리는 스트레스를 없애며 항상 동일한 정보를 견적에 자동으로 기록하는 효과도 있습니다

E-플래닝/비즈로보! 소개 예시 기사:https://rpa-technologiescom/case/case095/
E-플래닝/비즈로보! 소개 예시 영상:https://youtube/gN_vqfB3ysc

■자동 데이터 연동, 외부업체와의 협업 적용을 목표로 함

최적의 제안을 제공하기 위해 여러 안전 놀이터사와 협력하는 에스플래닝과 같은 공유 안전 놀이터 대리점의 경우 안전 놀이터사마다 서로 다른 시스템을 통해 서류를 처리해야 하며, 업무 효율성을 높이기 위해서는 회사가 DX 추진에 앞장서는 것이 필수적입니다
이러한 이유로 Esplanning은 노코드 클라우드 서비스 "kintone"을 사용하여 고객 정보 및 계약 정보 관리 시스템을 관리합니다 이를 통해 특정 안전 놀이터사의 시스템에 의존하지 않고, 기업에 가장 적합한 방식으로 데이터를 관리하고 활용할 수 있습니다
향후에는 kintone과 BizRobo!를 결합하여 안전 놀이터사 시스템과 에이전트가 독립적으로 관리하는 데이터 간의 자동 연결을 구현하는 것을 목표로 합니다 이 이니셔티브는 동료들 사이에서 높은 관심을 받고 있으므로 지금까지 얻은 지식을 활용하여 개발 아웃소싱 및 동료와의 협업과 같은 옵션을 포함하여 RPA 활용 범위를 확장하고 싶습니다

Open은 소규모 독립 기업인 지역 사회 기반 안전 놀이터 기관에 Esplanning처럼 엄청난 양의 서류 작업을 부담하는 현장 담당자가 많다고 믿습니다 이러한 문제에 직면한 안전 놀이터사를 위해 RPA, 노코드/로우코드 툴, 제너레이티브 AI 등 IT 기술 활용을 제안하고, 현장 상황에 맞는 지원을 제공하고자 합니다
또한 이러한 활동에는 지역 및 산업에 뿌리를 둔 파트너 회사와의 협력이 필수적이기 때문에 우리는 사용 사례와 기술 정보를 상호 교환하고 사용자가 비즈니스 운영을 개혁할 수 있도록 지원하는 활동을 계속할 예정입니다

■“비즈로보!”에 대하여

``BizRobo!''는 사무직 생산성에 혁명을 일으킬 소프트웨어 로봇의 도입 및 운영을 지원하는 디지털 노동 플랫폼입니다 로봇과 IT를 통해 사무직 근로자들을 일상적인 업무에서 해방시키고, 기업과 사회 전체의 생산성을 향상시키며, 미래에는 일하는 방식을 변화시키겠습니다

자세한 내용은 제품 페이지를 참조하세요:https://rpa-technologiescom/products참조

― 주요 제품 라인업―

• 비즈로보! 기초적인 :https://rpa-technologiescom/bizrobobasic
• 비즈로보! 라이트 :https://rpa-technologiescom/lite
• 비즈로보! 미니 :https://rpa-technologiescom/bizrobomini

[회사 프로필]

■(주)오픈 (https://opencojp/）

• 본사 위치: 도쿄도 미나토구 니시신바시 3-3-1 KDX 니시신바시 빌딩 3층
• 설립일: 2013년 7월
• 대표: 이시이 타케유키, 대표이사, 집행임원 겸 사장
• 자본금: 3천만엔
• 사업내용 : 스마트 로봇을 활용한 정보처리 서비스(RPA, AI), 컨설팅 사업
  스마트로봇(RPA, AI)을 활용한 아웃소싱 사업
  스마트 로봇(RPA, AI)을 활용한 디지털 마케팅 및 온라인 광고 사업
• 히로시마 사무소 위치: 히로시마현 히로시마시 미나미구 교바시초 1-7, 아스티 히로시마 교바시 빌딩 1층

■(주)이플래닝 (https://spla2011cojp/）

• 본사 위치: 오카야마현 오카야마시 기타구 니시자키 1-18-16
• 설립일: 2011년 9월 22일
• 대표: 대표이사 시마무라 다카시
• 사업내용 : 안전 놀이터대리점 사업

[언론 문의]
(주)오픈 홍보담당: 다카하시 아키코
메일：prbiz@opencojp